Buchrezension: “Konzentriert arbeiten” - von Cal Newport

Der beste Weg, um Cal Newports Konzept von „Konzentrierter Arbeit“ zu verstehen besteht darin, „seichte Arbeit“ zu verstehen.

Seichte Arbeit ist, wenn man man sich ständig mit seinen E-Mails und sozialen Medien beschäftigt, sich durch auf News-Websites klickt, der ganze Tag mit Meetings verplant ist man auf jede externe Anfrage eingeht. Kurz gesagt: Es ist nicht wirklich Arbeit. Es sind Aktivitäten, die einen von der richtigen Arbeit abhalten.

Im Gegensatz dazu besteht konzentrierte Arbeit aus langen Abschnitten sinnvollem und vor allem ununterbrochenem Schaffen.

Aus genau diesem Grund hat mir das Buch viel gegeben: Als Unternehmer hat man ständig das Gefühl, präsent sein zu müssen, sichtbar, erreichbar und ansprechbar. Natürlich ist das auch alles wichtig. Aber es kann auch eine Falle sein. Man kann einfacher abgelenkt und von seichter Arbeit überschwemmt werden.

Schneller als man denkt gibt man nicht mehr die Richtung vor, sondern sie wird einem vorgegeben. Den Tag bestimmen dann jemand oder etwas in den sozialen Medien, Kollegen, Investoren, Kunden oder Partner. Die vielen Anfragen und Angebote sowie das E-Mail-Postfach sind kaum noch zu bewältigen. Das Telefon klingelt und vibriert ununterbrochen. All das alles lenkt ab.

Ohne sich Zeit für konzentriertes Arbeiten zu nehmen, kann man unmöglich die richtige Richtung vorgeben und zur richtigen Zeit das Richtige tun. Das Buch von Cal Newport hat mich in etwas bestätigt, das ich tief in mir schon vermutet habe: “Deep Work” (so der englische Titel) ist nicht nur relevanter als je zuvor. Konzentriertes Arbeiten ist auch unsichtbar. Es hat keine sichtbaren Ergebnisse, zumindest nicht umgehend. Und deshalb denke ich auch, dass es für die Wissensarbeiter unseres Zeitalters relevant ist: Jeder glaubt, dass man sichtbar produktiv sein muss, vor dem Chef, den Kollegen, der Öffentlichkeit. In Realität muss man aber unsichtbar sein, um produktiv arbeiten zu können.

Was ich von “Konzentriert Arbeiten” gelernt habe

Sich immer gegenwärtig halten, was wirklich wichtig ist und bewusst handeln

Die erste Lektion, die man aus „Konzentrierter Arbeit“ lernen kann, ist, dass wir uns der Oberflächlichkeit oft nicht bewusst sind. Wir arbeiten eine Aufgabe nach der anderen ab, ohne uns über die Wichtigkeit Gedanken zu machen.

Cal Newport schreibt, dass die Menschen zufriedener sind, wenn sie sich für ein bestimmtes Aufgabe entscheiden: „Wenn Menschen die Wahl (die Planung) entzogen wird und einfach nur ohne Nachdenken ausgeführt wird, ist keine Aktivität so angenehm, als wenn mindestens fünf oder zehn Minuten tief darüber nachgedacht worden wäre, ob diese Aktivität jetzt das richtig ist.”

In unserer schnelllebigen Welt schreibt man sich seine ToDo-Liste zusammen und fängt an sie abzuarbeiten. Man arbeitet jedoch gleichzeitig an allem Möglichen, um alles auf einmal zu schaffen. Die wenigen Pausen, die man dazwischen hat, verbringt man mit harmlos aussehenden Aktivitäten. Dann wird mal schnell der E-Mail-Posteingang überprüft, mal schnell auf Twitter oder auf bevorzugten Nachrichten-Website vorbei geschaut. Da man aber tatsächlich etwas anderes vorhat, besteht die Gefahr, dass man durch diese vermeintlich harmlosen Aktivitäten abgelenkt wird.

Konzentriert Arbeiten ist anders. Man muss im Voraus planen, wie man seine Zeit nutzen möchte. “Deep Work” setzt voraus, dass man sich der wichtigsten Sache immer bewusst ist: "Das drängend Wichtige verdrängt alles andere, alle unwichtigen, seichten Aktivitäten.", schreibt Cal Newport.

Während einer Phase konzentrierten Arbeitens wird auch gearbeitet. Nichts anderes. Keine Ablenkung, keine Planänderung, nur die Ausführung dessen, was man sich vorgenommen hat.

Was ich hiervon mitnehme ist, dass man nur dann einen Sinn in Arbeit findet, wenn man sich die Zeit nimmt, darüber nachzudenken, was richtig ist. Weiterhin muss man sich ständig über seine Handlungen bewusst sein. Und: Immer nur eine Sache machen, nicht alles gleichzeitig.

Sich Zeit für konzentriertes Arbeiten schaffen

Für alle, denen Zeitmanagement-Techniken wie Timeboxing oder die Pomodoro-Technik Begriffe sind, ist Cal Newport’s Vorschlag, sich den Tag in Zeitblöcke zu unterteilen, kein neues Konzept.

Wofür “Deep Work” allerdings eine gute Anleitung bietet, ist, wie man “Konzentrations-” Arbeitsblöcke strukturiert. Cal Newport schlägt vor, dass diese Blöcke mindestens 1,5 Stunden lang sein sollten, mit genügend Zeitpuffer zum nächsten und zum vorhergehenden Block. Diese Blöcke sollten auch "Kein-Internet-Blöcke" sein. Das heißt: E-Mail, Nachrichten-Webseiten, Soziale Medien usw. sind tabu. Ich befolge diesen Rat nicht in vollem Umfang. Ich bleibe online, schließe aber alle E-Mail-Tabs, schalte Erinnerungen aus und schalte das Telefon stumm.  

Im Gegensatz zu Konzentrations- Blöcken werden "Aufgaben”- Blöcke dazu verwendet, um ähnliche, allgemeinere und seichtere Aufgaben zusammenzufassen. Innerhalb dieser Blöcke erlaubt man sich auch, gestört oder abgelenkt zu werden.

Außerdem gibt Cal Newport gute Tipps, was zu tun ist, wenn man hinter seinem Zeitplan liegt: Man nimmt sich einfach die Zeit, um einen neuen Zeitplan aufzustellen. Als Anfänger plant man immer das beste Zeitplanungs- Szenario, das sich dann unweigerlich als Wunschdenken herausstellt. Bevor ich das Buch gelesen habe, war ich oft frustriert von der Erfahrung, dass viele meiner Timeboxing-Übungen Fehlschläge waren. Nach der Lektüre des Buches habe ich die Tatsache, dass Verschiebungen normal sind, viel besser akzeptiert. Eine neue Planung aufzustellen ist aber noch mehr. Um Cal Newport zu zitieren: „Eine Planrevision sollte nicht als Einschränkung, sondern als Durchdachtheit empfunden werden“. Mittlerweile betrachte ich eine Planrevisionen als positive Aktivität. Selbst wenn ich hinter meinem Zeitplan bin, nehme ich mir zusätzliche Zeit, um meinen Plan und Priorität neu zu bewerten. Mit jeder Revision wird man auch besser, wenn es darum geht, den nächsten Tag zu planen.

Fazit: Es ist wichtig, den Tag im Voraus zu strukturieren und sich Zeit für eine durchdachte Revision zu nehmen, wenn der Zeitplan unterbrochen wird.

Schlecht erreichbar sein, um sich Zeit für konzentriertes Arbeiten zu schaffen

An mehreren Stellen im Buch geht es darum, wie man Ablenkungen minimiert und sich so mehr Zeit für konzentriertes Arbeiten schafft. Cal Newports unkomplizierter Rat ist hier, einfach schwer erreichbar zu sein. Um dies zu erreichen, kann man beispielsweise von außerhalb des Büros arbeiten oder eine E-Mail Abwesenheitsnachricht einstellen.

Wenn man im Büro ist, erleichtert auch die oben erwähnte Timeboxing-Methode, spontane Anfragen mit „Nein“ zu beantworten. Man kann einer Meeting-Anfrage, einem Anruf oder etwas anderem nicht so leicht zustimmen, wenn man bereits andere Arbeiten geplant hat. Diesen Effekt des Timeboxings spüre ich persönlich immer, egal wie erfolgreich ich mit der Einhaltung des Zeitplanes bin. Timeboxing zwingt einen in jedem Fall, Zusagen zu Anfragen und ungeplante Aktivitäten erst zu überdenken, bevor man “Ja” sagt.

Ein weiterer Tipp ist, nach Möglichkeit keine regelmäßige Meetings einzurichten. Wie Cal Newport schreibt: "Sie sind einfacher, nehmen einem jedoch die Unannehmlichkeiten der Planung." Als Folge dieser Lektüre habe ich viele der regelmäßigen Meetings, die ich in der Vergangenheit geplant habe, nochmals revidiert. Die größte Mehrheit der Meetings habe ich dann für die Zukunft aus dem Kalender genommen. Die verbleibenden waren entweder Meetings, die wirklich regelmäßig stattfinden (z. B. unser wöchentliches Management-Team Meeting) oder Meetings, die mindestens jeden Monat stattfinden sollten. Im letzteren Fall habe ich den Teilnehmern klar gemacht, dass die Kalendertermine eher als Erinnerungen zu sehen sind. Sie können kurzfristig verschoben werden, je nachdem, wie sie am besten für jeden passen. Sie können auch abgesagt werden, wenn alle der Meinung sind, dass das Treffen nicht dringend ist.

Häufiger „Nein“ sagen: Die Zeit verteidigen, die man für konzentriertes Arbeiten geschaffen hat

Wie Cal Newport sagt: „Das gefährlichste Wort für Produktivität ist „Ja“. Personen, die zu allen eingehenden Anfragen „Ja“ sagen neigen dazu, keinen einzigen Zeitplan einhalten zu können. Am Ende erledigen sie oberflächliche Arbeit anstelle von konzentrierter, sinnvoller Arbeit. Sie sind auch ständig unzufrieden, weil sie sich zuviel gleichzeitig aufladen und nichts richtig fertig wird.

Neben Ratschlägen dazu, wie man zunächst schwer zu erreichen ist, gibt „Deep Work“ Ratschläge, wie man häufiger „nein“ sagt, wenn man erreichbar ist. Das Buch enthält Beispiele, die von der Ablehnung einer Anfrage zum Kaffeetrinken bis hin zur Absage von Gelegenheiten einen Vortrag zu  halten reichen.

Was meiner Meinung nach noch wichtiger ist als nur Vorlagen für Neinsagen zu haben, ist die Entwicklung einer "Nein" -Denkweise. Eine "Nein" -Denkweise wirkt wie ein engmaschiger Filter für externe Anfragen. In diesem Zusammenhang finde ich ein Zitat im Buch besonders gut. Es ist das Zitat des Physikers und Nobelpreisträgers Richard Feynman, der darin verrät, wie seine Strategie für eine “Nein”-Denkweise ist: „Ich habe einen weiteren Mythos über mich selbst erfunden: Ich bin nicht verantwortlich. Ich bin aktiv nicht-verantwortlich. Wenn mich jemand um die Teilnahme in einem Komitee bittet, sage ich „Nein“. Ich sage ihnen „Ich bin nicht verantwortlich “.

Viele Bücher zu Produktivität betonen die Wichtigkeit von schnellen, entschlossenen „Nein“s. Das Thema wird in Greg McKeowns Buch am detailliertesten behandelt „Essentialism: Die konsequente Suche nach Weniger“ (Werbung, Zusammenfassung folgt!).

Das Entwickeln einer „Nein”-Denkweise bedeutet nicht, dass man seine Aufgeschlossenheit an den Haken hängen sollte. Im Gegenteil: Weil "Nein" die drängenste Antwort wird, ist man dazu gezwungen, mehr Optionen besser miteinander zu vergleichen. Man muss sicherstellen, dass man für die wenigen “Ja”s die richtige Wahl trifft!

Die richtige Philosophie von “Tiefer Arbeit” für verschiedene Lebensstile

Cal Newport beschreibt vier verschiedene Philosophien, um “Deep Work” in seinen Lebensstil zu integrieren:  

1. Kloster-Philosophie. Eine sehr abgeschottete Art, konzentrierte Arbeit zu verrichten. Im Prinzip schließt man sich von der restlichen Welt ab, man wird fast zum Eremit. Ich kann mir vorstellen, dass dies für einige Forscher oder Mönche möglich ist. Es ist jedoch definitiv nicht die Philosophie, die man auf ein Leben in der  „normalen“ Business-Welt anwenden kann.
2. Bi-modale Philosophie. Die Anwendung dieser Philosophie bedeutet, dass man zwischen langen Perioden konzentrierter Arbeit (mindestens einen ganzen Tag) und Perioden wechselt, in denen man Unterbrechungen zulässt. Das beste Beispiel hierfür sind Professoren, die zwischen Vorlesungs- und Forschungssemestern wechseln.
3. Rhythmische Philosophie. Das bedeutet, dass man jeden Tag zu einer bestimmten Zeit konzentrierte Arbeit verrichtet. Ich glaube, das ist die Philosophie, die für die meisten von uns realisierbar ist. Natürlich erfordert der Rhythmus aber auch eine gewisse Disziplin.
4. Journalistische Philosophie. Die Anwendung dieser Philosophie bedeutet, dass man Blöcke konzentrierter Arbeit zwischendurch einbaut, wann immer man Zeit findet. Diese Philosophie erfordert viel Erfahrung, da man in der Lage sein muss, ohne Vorplanung blitzschnell den Arbeitsmodus zu wechseln.

Für mich persönlich habe ich eine Mischung aus rhythmischer Philosophie und bi-modaler Philosophie entwickelt. Ich stehe jeden Tag sehr früh auf und arbeite konzentriert von 4.30 bis 6.00 Uhr. Zusätzlich plane ich Konzentrations- Arbeitsblöcke eine oder zwei Wochen im Voraus, von einigen Stunden bis volle Tage. Ich versuche, diese Sessions mit Zugfahrten oder Flügen zu überlappen. Es hilft meiner Konzentration einfach, wenn die Internetverbindung schlecht oder gar nicht vorhanden ist und ich auch telefonisch nicht erreichbar bin.

Sich Raum für konzentriertes Arbeiten schaffen

Das Buch beginnt mit der Geschichte des berühmten Psychiaters Carl Jung und seines Bollinger Turms. Carl Jung baute diesen Turm als Rückzugsort für konzentrierte Arbeit. Obwohl er in Zürich eine Praxis hatte und viele Patienten auf ihn angewiesen waren, nahm er sich oft sehr viel Zeit, um in dieser ablenkungsfreien Umgebung zu arbeiten.

Cal Newport sagt, dass in der heutigen Open-Space-Bürokultur der Bedarf an persönlichen Rückzugsmöglichkeiten größer ist als je zuvor. Ich stimme dem völlig zu. In meinem Unternehmen haben haben wir zwar auch ein Open-Space-Büro. Ich bin auch ein großer Fan der Vorteile, in Bezug auf Kommunikation, Offenheit und Transparenz. Gleichzeitig kann es aber natürlich auch sehr ablenkend sein.

Was ich seit Lektüre des Buches mache, ist, Blöcke für konzentriertes Arbeiten außerhalb des Büros zu planen. Ich unterhalte mittlerweile eine Liste von Orten in Berlin, die ich für Konzentrations-Sessions ausprobiert habe: Bibliotheken, Universitäten und Cafés. Ich suche jedoch immer noch nach einem Ort, der dieselbe „große Geste“ wie der Bollinger Turm ausdrückt. Cal Newport hat schon Recht, wenn er schreibt, dass einem die „große Geste“ eines Ortes hilft, besser zu arbeiten. Sie symbolisiert die Bedeutung, die man seiner Arbeit zumisst.

Die Natur für konzentriere Arbeit nutzen und in der Natur die  Konzentrationsfähigkeit wieder herstellen

Cal Newport erwähnt auch die Aufmerksamkeits-Wiederherstellungstheorie (ART). Sie sagt, dass wenn man Zeit in der Natur verbringt, die Konzentrationsfähigkeit verbessert wird. Nach der Theorie sollte ein Spaziergang von 50 Minuten in der Natur ausreichen, um die Konzentrationsfähigkeit wieder voll herzustellen. Die Natur lenkt den Geist auf natürliche Weise ab, so dass danach die Fokussierungsfähigkeit wiederhergestellt wird.

In einem anderen Kapitel schreibt Cal Newport über das, was er als "produktive Meditation" bezeichnet: Man kann tatsächlich Konzentrations-Sessions während eines Spaziergangs, beim Joggen oder Wandern einplanen. Alles, was man dafür braucht, ist, ein bestimmtes Problem vorzubereiten, das man lösen möchte. Und während man dann draußen unterwegs ist, denkt man fokussiert über genau dieses Problem nach.

Ich habe diesen Ansatz öfters Nachmittags erfolgreich ausprobiert, nachdem ich einen stressigen Vormittag voller “seichter Arbeit” hatte. Im Allgemeinen ist meine beste Zeit für konzentrierte Arbeit die erste Hälfte des Tages. Manchmal erfordern es jedoch externe Verpflichtungen, dass ich morgens seichte Arbeit auf dem Plan stehen habe. Ich habe für mich herausgefunden, dass ein Spaziergang nach dem Mittagessen nicht nur meine Konzentration wiederherstellt. Man kann tatsächlich eine sehr effektive Konzentrations-Session daraus machen. Ich finde das zum Beispiel sehr effektiv für die Vorbereitung von Vorträgen, Textinhalten und dafür, über mögliche Strategien nachzudenken.

Cal Newport vermittelt einem nicht nur die Bedeutung und die Methodik von konzentrierter Arbeit. Sein Buch hilft einem auch, sich nicht damit aufzuhalten, was andere über die persönliche Praxis zum konzentrierten Arbeiten denken. Ob man sich den ganzen Tag blockiert, sich an einen Ort großer Gesten zurückzieht oder einen langen Spaziergang macht: Wenn man konzentriert arbeitet, wird die Zeit jedem zeigen, dass man produktiver ist als je zuvor.

Wenn du fertig bist, sei fertig.

Eine Sache hat Cal Newport mir wieder vergegenwärtigt: „Die Vorstellung, dass man jemals einen Punkt erreichen kann, an dem alle Verpflichtungen erfüllt sind, ist eine Fantasie.”

Ich bin fest davon überzeugt, dass man sehr hart arbeiten muss, um seine Ziele zu erreichen. Was ich manchmal vergesse, ist, dass man sich auch Zeit nehmen muss, um sich zu erholen. Zeit, um die gute Arbeit fortsetzen zu können.

Man sollte sich im Klaren darüber sein, dass die Zeit, die man mit konzentrierter Arbeit verbringen kann, begrenzt ist. Cal Newport schreibt, dass eine Stunde intensive Konzentration pro Tag die Grenze für einen Anfänger ist. Vier Stunden ist die Grenze für einen Experten. Darüber hinaus hat man nur begrenzt Disziplin. Die Willenskraft zur Arbeit nimmt im Laufe des Tages ab.

Was ich gelernt habe ist, meine Disziplin nicht zu überdehnen, um immer noch ein weiteres Stück Arbeit zu schaffen. Stattdessen nutze ich sie dazu, bewusst auf Erholungsmodus umzuschalten und meine Akkus bewusst wieder aufzuladen. Wie Cal Newport schreibt: „Wenn du arbeitest, arbeite hart. Wenn du fertig bist, sei fertig“. Er empfiehlt, die Arbeit zu einer bestimmten Zeit (in seinem Fall um 17.30 Uhr) einzustellen. Danach sollten man nicht einmal kleine Unterbrechungen des “Feierabends” zulassen. Man sollte sich keine E-Mails ansehen oder abends noch ein paar Minuten arbeiten. Egal wie kurz die Unterbrechungen sind, alle diese Aktivitäten stören die Zeit, die man einfach braucht, um sich zu erholen.

Um die von einem selbst festgelegten Grenze einzuhalten, empfiehlt Cal Newport die Entwicklung eines "Abschalt- Protokolls". Das kann eine letzte Prüfung des E-Mail-Postfaches, das Aufräumen des Schreibtisches und ähnliche Aktivitäten umfassen. Ich bin immer noch dabei, ein solches Abschalt- Protokoll zu entwickeln (und aufrechtzuerhalten). Sobald ich diesbezüglich erfolgreich war, werde ich sicher darüber schreiben.

Kontrollieren, was man während konzentrierten Arbeitsphasen geleistet hat

Da konzentrierte Arbeit oft nicht sofort zu einem sichtbaren Ergebnis führt, sollte man seinen Fortschritt kontrollieren. Um ein Projekt durchzuführen, benötigt man viele, viele Arbeitsblöcke konzentrierter Arbeit. Zum Beispiel brauche ich mindestens drei Sessions von jeweils 1,5 Stunden, um den Entwurf für einen einzelnen Blogartikel zu schreiben. Und dazu zähle ich nicht einmal das Korrekturlesen, Übersetzung und Veröffentlichung. Man kann einfach nicht in jeder konzentrierten Arbeits-Session relevante Durchbrüche erwarten. Gleichzeitig möchte man selbstverständlich nicht das Gefühl haben, nichts getan zu haben. Cal Newport empfiehlt deshalb, mindestens die Zeit zu erfassen, die man mit konzentrierter Arbeit verbracht hat. Später kann man weitere Metriken hinzufügen, z. B. wie viele Wörter man geschrieben hat. Meiner Erfahrung nach hilft das tatsächlich, um den Erfolg zu spüren, während gleichzeitig nicht für jede Session ein bestimmtes Ergebnis erreicht wird.

Ein toller Effekt der Zeitmessung ist, dass man lernt, wie lange man für eine bestimmte Aktivität braucht. Das macht Erwartungen besser planbar. Indem ich den Rat von Cal Newport befolge, weiß ich jetzt, wie viel Zeit ich brauche, um einen Blogartikel fertigzustellen. Dies erleichtert mir natürlich die Vorausplanung. Ich muss aber betonen, dass man viele Sessions konzentrierter Arbeit absolvieren müssen, um wirklich verlässliche Vorhersagen treffen zu können.

Deshalb ist es für mich der Hauptgrund der Zeiterfassung, den Fortschritt greifbar zu machen. Man sollte immer daran denken: Konzentrierte Arbeit konkurriert immer mit seichter Arbeit. In seichten Arbeitsphasen fühlt sich jeder Tweet und jede E-Mail wie eine kleine Errungenschaft an. Aber wie bereits besprochen bedeuten die meisten dieser Errungenschaften seichter Arbeit keinen wirklichen Fortschritt. Sie fühlen sich nur danach an! Deshalb ist es so wichtig, den Fortschritt von konzentrierter Arbeit zu erfassen und zu fühlen. Es hilft, nicht der Versuchung der seichten Arbeit mit ihren schnellen, aber bedeutungslosen Errungenschaften zu erliegen.

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